– hvad skal der nu ske?

Dynamics NAV

GDPR uret tikker

Kontakt Softhuset

Der er en del, der har henvendt sig til Softhuset for at forespørge om Dynamics NAV er løsningen på det kommende GDPR område. Dynamics NAV er et rigtigt godt værktøj til håndtering af data i forhold til GDPR, men først når du har gjort dit forarbejde.

Du kender sikkert historier om databrud på grund af en stjålen computer fra bilens bagsæde, sikkerhedskopieringer sendt til forkerte modtagere, og generelt uforsvarlig opbevaring af data. Det kommer Dataforordningen som sådan ikke til at lave om på, for det kan jo stadig ske.
Til gengæld har du som virksomhed med den nye GDPR stramning forhåbentligt taget de fornødne tiltag til, at ingen data undslipper fra bilens bagsæde, fordi du opbevarer data et sikkert sted.

Hvad GDPR betyder for din virksomhed?

Hvad GDPR bringer på bordet, er en konsistens af regulering og håndhævelse i hele EU. Ved at modernisere sammenhængen med databeskyttelseslovgivningen vil GDPR indføre et hidtil uset omfang af sanktioner med bøder på op til 4% af virksomhedens globale omsætning.

Vidste du, at databeskyttelse inden for EU generelt har eksisteret siden 1998 (implementering af EU’s databeskyttelsesdirektiv),
så mange virksomheder starter ikke fra bunden.

En ny funktionalitet i NAV kan hjælpe dig i forhold til Persondataforordningen (GDPR)

Hvis du allerede har gjort dit forarbejde med at kortlægge dine persondata i NAV, så er der nu ny funktionalitet, der kan hjælpe dig med at udsøge persondata til ændring, sletning, eksport etc.

I NAV kan du nu markere de tabeller og specifikke felter i tabellerne, der indeholder persondata.
Det gælder både for persondata, der kan henføres til dine kunder/leverandører/kontakter osv. i NAV og de data, der kan henføres til dine egne medarbejderes brug af NAV.

Et eksempel kan være Debitortabellen, hvor du typisk vil have en Attentionperson tilknyttet en debitor og en e-mail til denne attentionperson. Man kan nu markere Debitortabellen og felterne for ”Attentionperson” og ”Attentionperson e-mail” med at de indeholder persondata. Men udover kundens data kan du også have en medarbejder, der er Sælger på kunden. Dette er også persondata, der så bare er henførbart til din egen medarbejder.

Man kan herefter bruge den nye ”Dataklassificeringskladde” til udsøge alle tabeller og felter, der er markeret for persondata. Så på denne måde kan man altså nemt danne sig et overblik over, hvor man har persondata liggende i NAV.

  • Herfra kan man så bruge de normale standardfunktioner til at håndtere data:
    Eksport til Excel eller Rapidstart-datamanipulation kan bruges til at eksportere data til personer, der beder om at se hvilke persondata, du ligger inde med om personen.
  • Ændringsloggen i NAV kan sættes op til at logge ændringer i de felter, der er identificeret som indeholdende persondata. På denne måde kan man dokumentere ændringer, der foretages i persondata.
  • En Sælgerkode kan f.eks. anonymiseres ved at ændre koden fra en medarbejders initialer til en tilfældig kode, der så ikke bør have tilknytning til en bestemt person.

De nye muligheder for markering af tabeller og felter er tilgængelige i følgende NAV version/opdatering fra og med NAV2015/CU41, NAV 2016/CU29, NAV 2017/CU16 og NAV 2018/CU3. Det kan derfor være nødvendigt at opdatere din NAV version. Markeringen af tabeller og felter skal ske i samarbejde med din NAV forhandler.

Microsoft har endvidere meddelt, at der løbende vil komme forbedringer til disse funktioner, så det f.eks. også bliver muligt at blokere f.eks. en debitor, leverandør eller ressource fra at blive anvendt, hvis personen har anmodet om persondata ikke længere må behandles.

Anvendelse og ændringer i NAV kan ikke alene sikre overholdelse af Persondataforordningen.

Har du spørgsmål til den nye funktion i Dynamics NAV?

Kontakt Softhuset